حسابدار برای ارائه گزارش‌ها به افراد درون سازمانی عموما گزارش در سطح معین ارائه می‌نماید. چرا که افراد درون سازمان بیشتر نیاز به گزارشات جزئی‌تر دارند. وقتی حسابی بصورت ریز یا جزء ارئه می‌شود، در واقع معین حساب گزارش شده است.

دفتر معین، دفتری است که اجزای هر کدام از حساب های دفتر کل در آن نوشته میشود.

ماندە یک حساب در دفتر کل در هر زمان عبارت است از مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب تا آن مقطع

برای ثبت اطلاعات حسابداری دفاتر رسمی یا قانونی و غیر رسمی یا کمکی وجود دارند. دفتر روزنامه از جمله دفاتر قانونی است که تهیه آنها اجباری است.

تراز آزمایشی فهرستی است از مانده حسابهای دفتر کل، که معمولا در پایان هر ماه یا سال تهیه می‌شود. تهیه این ترازنامه به حسابداران امکان می‌دهد که از تساوی جمع مانده‌های بدهکار با جمع مانده‌های بستانکار حسابهای کل، معین اطمینان حاصل نمایند.

تراز آزمایشی، جدولی است که فهرستی از نام و مانده حساب های دفتر کل در یک تاریخ مشخص در آن نوشته می شود. تراز آزمایشی دو ستونه و چهار ستونه

دفتر کل دفتری اســت که حســابهای یک مؤسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود. در دفتر کل برای هر کدام از حســابها صفحات جداگانه ای در نظر گرفته میشــود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحە مربوطه در دفتر کل نوشته میشود.

در حسابداری برای ثبت اطلاعات از چندین دفتر با کاربرد و منظورهای مختلف استفاده می شود. دفاتر قانونی یا رسمی و دفاتر غیر رسمی یا کمکی- روزنامه، کل، معین، دارایی و کپیه.